Zmiana kodeksu pracy i sankcje

Warto wiedzieć, że niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych pracownika również może być podstawą odpowiedzialności pracodawcy i to zarówno wobec pracownika, jak i z tytułu kar pieniężnych nakładanych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane kandydatów do pracy

Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy precyzują, jakie kategorie danych osobowych kandydata do pracy mogą być przetwarzane przez pracodawcę. W świetle tych przepisów, od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może w każdym przypadku żądać podania danych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. datę urodzenia,
3. dane kontaktowe.

Trzeba przy tym pamiętać, że żądanie od kandydata do pracy danych obejmujących:

1. wykształcenie,
2. kwalifikacje zawodowe,
3. przebieg dotychczasowego zatrudnienia (w tym na podstawie umów cywilnoprawnych – co potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 11 stycznia 2017 roku, sygn. akt: I PK 25/16) jest zgodne z prawem wtedy, gdy uzyskanie tych danych jest niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Brak udostępnienia przez pracownika wyżej wymienionych kategorii danych osobowych może stanowić podstawę zgodnej z prawem odmowy rozpatrywania jego kandydatury na stanowisko w zakładzie pracy.

Po ostatnich zmianach, w katalogu danych osobowych obligatoryjnie przetwarzanych przez pracodawcę nie znajdują się już imiona rodziców kandydata.

Dane pracowników

Po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika udostępnienia następujących kategorii danych osobowych:

1. adres zamieszkania,
2. numer PESEL (ewentualnie dane z innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku nieposiadania przez pracownika numeru PESEL),
3. numer rachunku płatniczego (chyba, że pracownik złożył wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych),
4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (jeżeli w trakcie procedury rekrutacyjnej ich udostępnienie przez kandydata nie było uzasadnione),
5. inne dane osobowe pracownika (lub jego dzieci i innych członków rodziny) niż wyżej wymienione, niezbędne w związku z korzystaniem przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
6. inne dane osobowe pracownika niż wyżej wymienione, gdy ich przetwarzanie przez pracodawcę jest niezbędne do zrealizowania uprawnień lub obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa.

Na przetwarzanie wyżej wskazanych kategorii danych osobowych pracodawca nie musi pobierać od pracownika jakiejkolwiek zgody. Pozyskanie tych danych przez pracodawcę jest obligatoryjne, a tym samym ich przetwarzanie jest dopuszczalne z uwagi na niezbędność w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych (pracodawcy).

Zgoda na dodatkowe dane-przesłanka dobrowolności

Tylko przekroczenie powyższego zakresu wymaga zgody pracownika na przetwarzanie jego danych. Zgoda ta może być również wyrażona w formie oświadczenia lub w postaci wyraźnego działania potwierdzającego (przykładem takiego działania ze strony kandydata jest choćby przesłanie CV zawierającego jego zdjęcie). Jeżeli więc dla pracodawcy istotne jest uzyskanie informacji obejmujących inne dane osobowe kandydata niż wyżej wymienione (np. fotografię lub informacje o zainteresowaniach), to może zaznaczyć tę okoliczność w ogłoszeniu o pracę i poprosić kandydatów o udostępnienie tego rodzaju danych.

Pracodawca nie może wymagać od kandydatów podawania tych dodatkowych danych i uzależniać rozpatrzenia kandydatury od tego, czy te dodatkowe dane zostały udostępnione – o czym musi pamiętać. Wynika to z faktu, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest skuteczna tylko wtedy, gdy jej udzielenie spełnia przesłankę dobrowolności. Oznacza to, że nieudzielenie bądź wycofanie zgody nie może wiązać się z negatywnymi następstwami dla kandydata lub pracownika. Ten wniosek potwierdza art. 22^1a § 2 Kodeksu pracy. Prośba o podanie dodatkowych danych osobowych nie może więc w praktyce stawać się wymogiem.

Problemu nie stanowi oczywiście sytuacja, w której kandydat nieproszony o zamieszczenie w zgłoszeniu dodatkowych informacji udostępnia je pracodawcy z własnej inicjatywy. Wyraźne działanie potwierdzające ze strony pracownika, jakim jest złożenie aplikacji zawierającej informacje nieprzewidziane w ogłoszeniu o pracę oraz w Kodeksie pracy, jest wystarczające dla przyjęcia, że udzielił on zgody na przetwarzanie tych danych przez pracodawcę.

Dane wrażliwe i karalność, monitoring

To jednak nie koniec szczególnych regulacji dotyczących przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych pracowników. W kolejnym Newsletterze wyjaśnimy zasady legalnego przetwarzania danych wrażliwych oraz danych dotyczących karalności pracowników a ponadto reguły, w oparciu o które pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny, monitoring poczty elektronicznej a także inne formy monitoringu w zakładzie pracy.